§1 [POSTANOWIENIA OGÓLNE]

Niniejszy Regulamin organizacyjny (dalej: „Regulamin”) zostaje ustanowiony zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. 2023 poz. 1128 z późn. zm.). Określa on zasady funkcjonowania podmiotu leczniczego prowadzonego przez WEKK Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Olsztynie (ul. Michała Kajki 10–12, 10-547 Olsztyn), zwanego dalej „Spółką” lub „Usługodawcą”.

Regulamin reguluje w szczególności:

• organizację i strukturę zakładu leczniczego;
• zakres świadczeń zdrowotnych;
• prawa i obowiązki Pacjentów;
• zasady postępowania z danymi osobowymi;
• sposób przyjmowania zgłoszeń i reklamacji;
• zasady współpracy z innymi podmiotami leczniczymi;
• zasady wydawania dokumentów fiskalnych, w tym e-paragonów.

Spółka podlega rejestracji w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, prowadzonym przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego, pod numerem 000000271494.

§2 [DEFINICJE]

Następujące terminy użyte w Regulaminie mają poniższe znaczenie:

• Regulamin – niniejszy dokument określający zasady działania Spółki w ramach świadczenia usług medycznych.
• Strona Internetowa / Serwis – serwis internetowy znajdujący się w domenie www.medweed.pl, za pośrednictwem którego Pacjenci mogą m.in. umawiać wizyty w gabinetach stacjonarnych i uzyskiwać informacje o świadczonych usługach.
• Usługodawca – WEKK Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie przy ul. Michała Kajki 10–12, 10-547 Olsztyn, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS: 0000873573, NIP: 7393992515, REGON: 527132475.
• Pacjent / Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z usług medycznych Spółki w gabinetach stacjonarnych oraz z Serwisu w celu rezerwacji wizyt lub uzyskania innych informacji.
• Dane Osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, przetwarzane w celu realizacji świadczeń zdrowotnych oraz obsługi rejestracji wizyt (zgodnie z RODO).
• Dokumentacja Medyczna – dane i informacje dotyczące stanu zdrowia Pacjenta oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych, gromadzone i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Telekonsultacja – świadczenie zdrowotne udzielane na odległość, z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych lub łączności, w wyjątkowych przypadkach dopuszczalnych przez Spółkę.
• E-paragon (eparagon) – dokument fiskalny w postaci elektronicznej, którego zakres reguluje ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących oraz rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące; jest pełnoprawnym substytutem paragonu papierowego.

§3 [CELE I ZADANIA PODMIOTU]

1. Głównym celem Spółki jest prowadzenie odpłatnej działalności leczniczej w formie ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych w gabinetach stacjonarnych na terenie Polski.
2. Do zadań Spółki należy w szczególności:
   • udzielanie świadczeń zdrowotnych w ramach porad lekarskich, diagnostyki i terapii;
   • promocja zdrowia i edukacja Pacjentów;
   • współpraca z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w celu zapewnienia ciągłości i jakości opieki medycznej.

§4 [STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZAKŁADU LECZNICZEGO]

1. WEKK Sp. z o.o. reprezentowana jest przez Zarząd. W ramach działalności Spółka wyodrębniła jednostkę organizacyjną MedWeed – zakład leczniczy funkcjonujący pod tą samą marką i nazwą.
2. Siedziba zakładu leczniczego „MedWeed” znajduje się w Olsztynie (10-547), przy ul. Michała Kajki 10–12.
3. Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy KRS) zawiera aktualne informacje o wspólnikach i członkach Zarządu.

§5 [MIEJSCE UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH]

1. WEKK Sp. z o.o. świadczy usługi medyczne w następujących gabinetach stacjonarnych:
   Warszawa (Ursynów): ul. Béli Bartóka 8
   Opole: ul. Ozimska 25
   Poznań: ul. Grunwaldzka 42/2A, 60-307 Poznań
   Olsztyn: ul. Dąbrowszczaków 28
   Gdańsk: ul. Żabi Kruk 10
   Zabrze: ul. Wolności 338b
   Kraków: ul. Gęsia 22a
   Lublin: ul. Kawalerijska 10
   Wrocław: ul. Wacława Potockiego 2
2. Pacjent umawia wizytę za pośrednictwem Serwisu www.medweed.pl bądź inną dostępną formą kontaktu (np. telefoniczną).
3. Spółka może – wyłącznie w wyjątkowych przypadkach uzasadnionych medycznie i prawnie (np. orzeczenie o niepełnosprawności) – świadczyć konsultacje w formie zdalnej (Telekonsultacji). Główną formą świadczeń pozostają wizyty w gabinetach stacjonarnych.

§6 [RODZAJ DZIAŁALNOŚCI LECZNICZEJ ORAZ ZAKRES UDZIELANYCH ŚWIADCZEŃ]

1. Spółka prowadzi działalność w zakresie ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej.
2. Świadczenia obejmują m.in.: konsultacje i porady lekarskie; wystawianie recept (w tym e-recept), skierowań oraz zaleceń lekarskich; promocję zdrowia i edukację Pacjentów.
3. W nagłych przypadkach (zagrożenie zdrowia lub życia) Pacjent powinien skorzystać z pomocy doraźnej: 112/999, SOR, Izba Przyjęć.
4. Spółka zastrzega, że nie przepisuje określonych grup leków, w szczególności: opiatów, benzodiazepin, testosteronu oraz innych substancji wyłączonych z zakresu usług. Decyzja o przepisaniu leku należy wyłącznie do lekarza, zgodnie z aktualną wiedzą medyczną i prawem.

§7 [WARUNKI WSPÓŁDZIAŁANIA Z INNYMI PODMIOTAMI]

1. W celu zapewnienia ciągłości leczenia Spółka współpracuje m.in. z placówkami diagnostycznymi, gabinetami specjalistycznymi, aptekami.
2. Lekarz może wystawić skierowania; Pacjent ma prawo realizować je w wybranym podmiocie.

§8 [DANE OSOBOWE]

1. Administratorem Danych Osobowych Pacjentów jest WEKK Sp. z o.o. (ul. Michała Kajki 10–12, 10-547 Olsztyn). Kontakt: [email protected].
2. Dane przetwarzane są w szczególności w celu:
   • realizacji świadczeń medycznych (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO),
   • prowadzenia Dokumentacji Medycznej,
   • zapewnienia opieki zdrowotnej,
   • obsługi rejestracji wizyt i płatności,
   • wystawiania i wydawania dokumentów fiskalnych (w tym e-paragonów) oraz ewentualnego wystawienia faktury.
3. Okres przechowywania danych wynika z przepisów o Dokumentacji Medycznej i podatkowych.
4. Pacjent ma prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia (w granicach przepisów o dokumentacji), sprzeciwu oraz skargi do PUODO.
5. Powierzenia i udostępnienia:
   • Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym (np. dostawcom systemów medycznych, płatniczych, hostingu, systemu e-paragonów) na podstawie art. 28 RODO.
   • Na potrzeby wydawania e-paragonów Usługodawca może udostępnić podmiotowi realizującemu obsługę informatyczną e-paragonów numer telefonu i/lub adres e-mail Pacjenta w celu: (i) weryfikacji rejestracji tych danych w produktach własnych podmiotu obsługującego i udostępnienia w nich widoku e-paragonów; (ii) wysyłki jednorazowych powiadomień o wystawieniu i wydaniu e-paragonu; (iii) zapewnienia dostępu do czytelnego widoku dokumentu.
6. Szczegóły w Polityce Prywatności dostępnej w Serwisie.

§9 [WYSOKOŚĆ OPŁATY ZA UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ]

1. WEKK Sp. z o.o. przechowuje Dokumentację Medyczną Pacjentów zgodnie z prawem.
2. Udostępnienie dokumentacji następuje na wniosek uprawnionych, w trybie i terminach ustawowych.
3. Ewentualna opłata ustalana jest zgodnie z przepisami o maksymalnych stawkach lub wewnętrznym cennikiem – jeśli przepisy dopuszczają. Informacja o opłacie jest przekazywana przed udostępnieniem.
4. Kontakt: [email protected].

§10 [PRZEBIEG PROCESU UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ I PRAW PACJENTA]

1. Rejestracja wizyty: przez Serwis, telefonicznie lub inne kanały wskazane przez Spółkę.
2. Konsultacja i obowiązki informacyjne lekarza: lekarz przeprowadza wywiad i badanie; informuje Pacjenta m.in. o potencjalnych działaniach niepożądanych terapii, ryzyku uzależnienia, zakazie prowadzenia pojazdów i obsługi maszyn w trakcie terapii THC, zakazie udostępniania leku osobom trzecim, konieczności unikania alkoholu i innych substancji psychoaktywnych.
3. Zobowiązania Pacjenta: rzetelne informacje o zdrowiu i używkach; przestrzeganie zaleceń; akceptacja weryfikacji przez lekarza historii recept w systemie P1.
4. Odmowa świadczenia: lekarz może odmówić, jeśli brak wskazań, brak zgody, brak rzetelnych informacji lub przeciwskazania.
5. Sytuacje nagłe: usługi są planowe; w stanach nagłych należy korzystać z 112/999, SOR, Izby Przyjęć.

§11 [WYSOKOŚĆ OPŁAT ZA ŚWIADCZENIA ZDROWOTNE]

1. Cennik usług medycznych dostępny jest na www.medweed.pl.
2. Płatności: online (np. PayU) lub w placówce (jeśli udostępnione).
3. Spółka nie odpowiada za opóźnienia leżące po stronie operatorów płatności.
4. Jeżeli lekarz – z przyczyn medycznych, prawnych lub etycznych – odmówi przepisania leku, a konsultacja została przeprowadzona, opłata za wizytę nie podlega zwrotowi.
5. Dokument fiskalny: po zrealizowaniu świadczenia Spółka wydaje dokument fiskalny – e-paragon lub, na żądanie i zgodnie z przepisami, fakturę. Wydanie paragonu papierowego jest możliwe w przypadku braku/wycofania zgody na e-paragon lub w sytuacjach przewidzianych prawem.

§12 [REKLAMACJE ORAZ ODSTĄPIENIE OD UMOWY]

1. Reklamacje:
   • e-mail: [email protected];
   • adres: WEKK Sp. z o.o., ul. Michała Kajki 10–12, 10-547 Olsztyn;
   • reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko, identyfikator wizyty/zamówienia, opis zdarzenia.
   • termin rozpatrzenia: do 14 dni.
2. Odstąpienie/odwołanie wizyty:
   • możliwe najpóźniej 24 h przed terminem; zwrot 100%;
   • odwołanie późniejsze lub niestawiennictwo – Spółka może obciążyć Pacjenta opłatą;
   • jeśli lekarz rozpoczął świadczenie (np. przygotowanie, analiza dokumentacji) – co do zasady zwrot nie przysługuje.
3. Rozstrzyganie sporów: sądy powszechne właściwe dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

§13 [POSTANOWIENIA KOŃCOWE]

1. Spółka nie prowadzi całodobowych stacjonarnych świadczeń zdrowotnych.
2. Zasady przetwarzania Danych Osobowych określa Polityka Prywatności.
3. Wyłączenie odpowiedzialności za treści edukacyjne: materiały na stronie mają charakter informacyjno-edukacyjny i nie stanowią porady medycznej ani prawnej.
4. Status personelu infolinii/chatu: personel nielekarski nie udziela porad medycznych ani nie interpretuje wyników badań.
5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się ustawę o działalności leczniczej, ustawę o prawach pacjenta i RPP, Kodeks cywilny oraz inne właściwe ustawy.
6. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Regulaminu; zmiany obowiązują od publikacji na stronie.
7. Nieważność któregokolwiek postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych.
8. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji na www.medweed.pl do czasu zmiany lub uchylenia.

§14 [E-PARAGONY – ZASADY WYDAWANIA I DOSTĘPU]

1. Czym jest e-paragon
E-paragon to dokument fiskalny w postaci elektronicznej, będący substytutem paragonu papierowego. Zakres i wymogi określa ustawa o VAT, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących oraz rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych kas.

2. Warunek wydania – zgoda Pacjenta
Wydanie e-paragonu następuje wyłącznie za zgodą Pacjenta i w sposób z nim uzgodniony.
Zgoda może być udzielona poprzez:

• akceptację niniejszego Regulaminu/warunków podczas rezerwacji i/lub płatności online; lub
• zaznaczenie odrębnej zgody o treści: „Wyrażam zgodę na otrzymanie e-paragonu zgodnie z Regulaminem.”

Zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie przez kontakt z Usługodawcą przed realizacją kolejnych usług; w takim wypadku Pacjent otrzyma paragon papierowy.

3. Sposób wydania e-paragonu

• Usługodawca wydaje e-paragon za pośrednictwem systemu i repozytorium elektronicznych paragonów fiskalnych eparagony.pl.
• Wydanie e-paragonu następuje w momencie skutecznego zapisu dokumentu w repozytorium eparagony.pl.
• Pacjent otrzymuje unikatowe hiperłącze do dokumentu (oraz jego czytelnego widoku) przesłane na wskazany w zamówieniu adres e-mail i/lub – gdy dotyczy – do skrzynki wiadomości w serwisie pośredniczącym (np. Allegro).
• Spółka może wysłać jednorazowe powiadomienie SMS o wystawieniu i wydaniu e-paragonu na numer telefonu podany przez Pacjenta.
• W przypadku problemów z dostępem Pacjent powinien sprawdzić folder SPAM, a następnie skontaktować się z Usługodawcą.
• Na żądanie Usługodawcy możliwe jest techniczne ograniczenie dostępu wyłącznie do czytelnego widoku dokumentu (bez dostępu do struktury ustrukturyzowanej).

4. Dane przetwarzane przy e-paragonie
Na potrzeby wydania e-paragonu Usługodawca może udostępnić podmiotowi obsługującemu system e-paragonów adres e-mail i/lub numer telefonu Pacjenta w celu:

• weryfikacji rejestracji tych danych w produktach własnych podmiotu obsługującego i ewentualnego udostępnienia tam widoku e-paragonów;
• wysyłki jednorazowych powiadomień o wydaniu e-paragonu;
• zapewnienia dostępu do czytelnego widoku dokumentu.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek wystawienia dokumentu fiskalnego) oraz – w zakresie komunikatów/powiadomień – na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) i/lub zgody Pacjenta.

5. Zwroty i ewidencje oczywistych pomyłek
Zwroty i oczywiste pomyłki są księgowane zgodnie z przepisami. Na potrzeby wpisów do ewidencji Usługodawca posługuje się:

• numerem unikatowym kasy rejestrującej, która wydała e-paragon, oraz
• numerem paragonu nadanym przez kasę (może być numeracją dobową).
  Informacje te widnieją w wizualizacji dokumentu i/lub na liście paragonów po fiskalizacji.

6. Faktura do e-paragonu

• Jeżeli Pacjent nie poda NIP – otrzymuje e-paragon; może następnie zażądać faktury na zasadach ustawowych.
• Wystawiona faktura jest oznaczana w ewidencji/JPK jako „FP” (faktura do paragonu).
• W dokumentacji pozostawia się numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy zawarte na paragonie w postaci elektronicznej.

7. Kanały kontaktu w sprawie e-paragonów
W sprawach technicznych/dostępu do e-paragonu Pacjent kontaktuje się z Usługodawcą: [email protected], tel. 536 045 269.

8. Zastrzeżenie księgowe
Szczegółowe kwestie księgowe i podatkowe (w tym kwalifikowanie zdarzeń, ewidencje, JPK) są prowadzone przez dział księgowości Usługodawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§15 [INFORMACJE DODATKOWE DOT. FAKTUR I DOKUMENTÓW]

1. Żądanie wystawienia faktury można zgłosić podczas rezerwacji, płatności lub po wydaniu paragonu – w terminie i na zasadach wynikających z przepisów.
2. Dane do faktury powinny być kompletne i prawidłowe; Usługodawca może odmówić korekty, jeżeli byłaby niezgodna z przepisami.
3. Faktury i duplikaty przekazywane są w formie elektronicznej, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy lub uzgodnienia stanowią inaczej.

§16 [DANE PODMIOTU I INFORMACJE KOŃCOWE]

WEKK Sp. z o.o., ul. Michała Kajki 10–12, 10-547 Olsztyn
KRS: 0000873573, NIP: 7393992515, REGON: 527132475
Data ostatniej aktualizacji: 23.10.2025

Załącznik nr1.